Việc cập nhật các xu hướng mới nhất trong quản lý văn phòng sẽ tạo cho nhà quản lý và nhân viên những trải nghiệm làm việc tuyệt vời.

Trong thế giới làm việc kết hợp ngày nay (mô hình làm việc linh hoạt cho phép nhân viên vừa “làm việc tại văn phòng” vừa “làm việc từ xa”), quản lý văn phòng không chỉ dừng lại ở cách quản lý truyền thống mà cần tạo ra không gian mở để nhân viên hào hứng làm việc tạo hiệu suất cao cũng như có được môi trường làm việc trực tiếp thu hút mọi người đến làm mỗi ngày. Điều này đòi hỏi sự kết hợp khéo léo giữa thiết kế không gian làm việc, văn hóa doanh nghiệp và sử dụng công nghệ.

Để quản lý tốt môi trường làm việc, người lãnh đạo cần thoát ra khỏi các mô hình truyền thống để cập nhật các xu hướng mới. Nếu quản lý tốt không những mang đến cho nhân viên trải nghiệm tuyệt vời tại nơi làm việc mà còn giúp giữ chân nhân tài và tạo được không gian tốt nhất để kích thích sự trao đổi giữa mọi người nâng cao hiệu quả làm việc. Dưới đây là ba xu hướng chính trong quản lý văn phòng hiện đại ngày nay:

Xu hướng 1: Môi trường làm việc đáp ứng được nhu cầu

Nhân viên văn phòng hiện nay đều muốn làm việc trong một môi trường linh hoạt. Vì vậy, hiểu được cách mọi người muốn làm và những thứ họ cần làm là điều rất quan trọng để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định đúng đắn trong quản lý văn phòng. Hãy tiến hành cuộc khảo sát để tìm hiểu nhu cầu làm việc của mọi người, xem họ cần gì để có thể phát triển bản thân khi đến làm việc trực tiếp. Qua đó nắm được cách bố trí không gian một cách linh hoạt đáp ứng được nhu cầu thực tế, chỗ nào cần mở rộng, chỗ nào cần dỡ bỏ cũng như cách tốt nhất có thể gắn kết mọi người trong phạm vi công việc. Người quản lý cũng có thể nhận thấy không gian làm việc lớn trong những ngày có ít nhân viên đến làm không còn cần thiết mà thay vào đó là không gian nhỏ hơn phù hợp cho các cuộc họp hay số lượng nhân viên cần làm việc tập trung.

Để môi trường làm việc đáp ứng được nhu cầu tốt hơn thì việc sử dụng các ứng dụng công nghệ cũng giúp nhân viên kiểm soát linh hoạt lịch làm việc và sử dụng văn phòng một cách có hiệu quả. Các ứng dụng đó là:

Hot-desking (khái niệm chỉ chỗ ngồi làm việc linh hoạt)

Một doanh nghiệp sử dụng 250 nhân viên không có nghĩa là cần đủ 250 bàn làm việc mà tùy thuộc vào lịch làm việc có thể chỉ cần 100 bàn. Hot-desking là một trong những xu hướng quản lý văn phòng phổ biến nhất hiện nay, nó cho phép đặt bàn làm việc theo số người (thay vì thuê trọn gói văn phòng cố định số lượng người thuê).

Lợi ích Hot-desking mang lại:

• Đáp ứng không gian một cách linh hoạt và tăng sự tương tác;
• Dễ dàng tìm và đặt phòng;
• Sử dụng chỗ làm việc một cách hiệu quả;
• Chỗ ngồi sắp xếp theo nhóm chức năng hoặc từng dự án.

Mô hình này sẽ ngày càng phổ biến khi nhiều công ty hiện đang áp dụng chỗ ngồi làm việc linh hoạt. Trên thực tế, số lượt sử dụng Hot – desking đã tăng 95% trong thời gian gần đây

Hệ thống đặt phòng họp

Giống như Hot-desking, hệ thống đặt phòng họp cũng giúp nhân viên làm việc linh hoạt. Hệ thống này cho phép:

• Tối đa hóa nguồn nhân lực;
• Dễ dàng tìm và đặt phòng;
• Có thể đặt phòng trước;
• Giải phóng không gian cho những người khác khi cuộc họp bị hủy hoặc kết thúc sớm.

Ngoài ra, hệ thống này còn giúp:

• Thu thập dữ liệu về việc sử dụng phòng họp;
• Lập kế hoạch sử dụng không gian văn phòng hiệu quả hơn;
• Trao quyền cho nhân viên làm việc hiệu quả

Xu hướng 2: Môi trường làm việc đáp ứng được sức khỏe và an toàn cho nhân viên

Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của mọi người là được an toàn và lành mạnh thì việc giữ an toàn môi trường làm việc cần bao gồm các hệ thống quản lý sau:

• Kiểm soát ra vào không chạm: Với hệ thống ra vào không chạm, chỉ những nhân viên và khách được phép đến làm việc mới có thể ra vào văn phòng thông qua thiết bị quản lý sẽ hạn chế được các rủi ro sức khỏe do tiếp xúc trực tiếp;
• Quản lý thời gian làm việc: Nên sử dụng công nghệ quản lý thời gian nhân viên làm việc tại văn phòng để có chính sách điều chỉnh hợp lý, chẳng hạn như công nghệ cho phép giới hạn 50% thời gian làm việc trong một số ngày.
• Đăng ký khách ra vào: Khách ra vào công ty sẽ được theo dõi, phân loại tình trạng sức khỏe và chỉ được phép ra vào khi kiểm tra đảm bảo được các yêu cầu.

Với không gian làm việc mở và mô hình làm việc linh hoạt, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc sẽ tiếp tục là yếu tố then chốt trong quản lý văn phòng hiện đại.

Xu hướng 3: Trao quyền chủ động cho nhân viên

Cuối cùng, để khuyến khích nhân viên đến làm việc, cần tạo điều kiện bằng cách trao quyền để họ tự lên kế hoạch làm việc. Việc tự đặt hay tìm phòng cho cuộc họp thậm chị sát giờ họp, chỉ cần một vài cú nhấp chuột trên thiết bị di động là có

Khi thấy chỗ làm việc còn có thể chứa thêm được nhiều người hơn nữa thì qua thiết bị di động, nhân viên có thể dễ dàng mời mọi người cùng đến làm. Nơi làm việc mà ít người cùng làm sẽ khiến họ thấy tẻ nhạt

Các xu hướng hiện tại trong quản lý văn phòng bao gồm không gian linh hoạt, các công cụ tích hợp và hệ thống tự động. Tất cả tính năng này kết hợp với nhau sẽ tạo ra một không gian làm việc lý tưởng. Nhân viên cảm thấy được lắng nghe và tự chủ, nhà quản lý thì có thêm công cụ và dữ liệu xác thực để cải thiện trải nghiệm nơi làm việc.

Các xu hướng mới thì luôn thay đổi, vì vậy việc đảm bảo nắm bắt được nhu cầu cần đi trước xu hướng.

Vũ Hằng

(Theo //envoy.com/blog/office-management-trends/)