Nhiều doanh nghiệp đang hoạt động với các chỉ tiêu đo lường không đúng, trong đó có doanh nghiệp định nghĩa sai các chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs). Họ có xu hướng xem xét tất cả các kết quả đo lường các chỉ số quan trọng là KPIs.

Bài viết này tập trung phân tích rõ sự khác biệt giữa các chỉ số đo lường kết quả trọng yếu (Key Result Indicators: KRIs) và chỉ số đo lường hoạt động trọng yếu (Key Performance Indicators: KPIs), phân loại 4 nhóm chỉ số đo lường thuộc về PIs và RIs, cũng như cung cấp 7 đặc trưng của KPIs. Gợi ý về số lượng KPIs, KRIs nên có và phân loại rõ giữa chỉ số định hướng (lead indicator) và chỉ số sau hoàn thành (lag indicatior).

Để phân loại tường minh giữa 2 nhóm chỉ số kết quả và hoạt động, chúng ta bắt đầu từ định nghĩa từng nhóm chỉ số.

Chỉ số kết quả (result indicator) là các chỉ số có được từ sự tổng hợp các hoạt động của nhiều bộ phận trong tổ chức, tuy nhiên nó gặp khó khăn khi giúp các nhà quản trị khắc phục các tồn tại, nhược điểm do khó xác định chính xác được bộ phận nào trong công ty làm cho các chỉ tiêu kết quả không đạt.

Chỉ số hoạt động (performance indicator) trái lại tập trung đo lường theo các nhóm, hoặc 1 số nhóm làm việc chặt chẽ với nhau nhằm chung mục tiêu hoàn thành 1 nhiệm vụ nào đó. Kết quả đạt được xấu hay tốt có thể xác định rõ được nơi chịu trách nhiệm. Đo lường các chỉ số này cho một kết quả tường minh và có địa chỉ cần xem xét, khắc phục.

Với các chỉ số trọng yếu nhất của cả 2 nhóm, người ta đặt tên là KPIs và KRIs – chỉ số hoạt động trọng yếu và chỉ số kết quả trọng yếu. Từ đó ta có 4 nhóm các chỉ số quản trị trong doanh nghiệp là chỉ số kết quả (RIs), chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs), chỉ số hoạt động (PIs), chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs).

• Chỉ số kết quả (RIs) cung cấp cho nhà quản trị thông tin về các nhóm cùng tham gia tạo ra các kết quả như thế nào.
• Chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs) cung cấp cho nhà quản trị những tổng hợp chung nhất, quan trọng nhất về kết quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
• Chỉ số hoạt động (PIs) cung cấp cho nhà quản trị cụ thể từng nhóm đã đạt kết quả như thế nào.
• Chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs) cung cấp cho nhà quản trị thông tin về hoạt động của các khía cạnh trọng yếu nhất, các nhân tố quyết định thành công của doanh nghiệp (critical success factors). Thông qua đo lường các KPIs, nhà quản trị có thể nâng cao được hiệu quả hoạt động.

Chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs)

Là loại chỉ số hay bị nhận diện nhầm là KPIs nhất. Thông thường và phổ biến nhất các KRIs trong doanh nghiệp bao gồm:

– Lợi nhuận trước thuế

– Lợi nhuận của các dây chuyền sản xuất chính

– Mức độ thoả mãn khách hàng

– Tỷ suất lợi nhuận trên vốn

– Mức độ thoả mãn của nhân viên

Đặc điểm nổi bật của KRIs là từ đo lường cho ra kết quả từ nhiều hoạt

động của nhiều nhóm, phòng, ban. Kết quả này cho thấy một bức tranh rõ ràng về vị trí của doanh nghiệp so với kế hoạch, chiến lược định hướng đã đề ra, cũng như tốc độ thực hiện các định hướng chiến lược đó. Từ đó cung cấp cho các nhà quản trị cấp cao (HĐQT) cái nhìn tổng quan về tiến trình thực hiện các nhiệm vụ chiến lược.

Các số liệu KRIs là chắc chắn, chính xác và định kỳ được báo cáo lên các nhà quản trị cấp cao. Tuy nhiên, với các báo cáo KRIs thực hiện theo tháng, quý, chỉ cung cấp được thông tin “con ngựa còn hay đã chạy trốn” tức là doanh nghiệp lỗ hay lãi. Chỉ số kết quả trọng yếu có tác dụng rất nhỏ trong hoạt động quản trị bởi thông thường nó đã báo cáo quá trễ để có thể thay đổi định hướng, đặc biệt nó không chỉ ra được đâu là khu vực cần tập trung cải thiện để kết quả chung của doanh nghiệp tốt lên.

Bên cạnh các chỉ số kết quả trọng yếu, thường doanh nghiệp còn có các chỉ số kết quả (RIs) như doanh số bán hàng theo ngày, số lượng các khoá huấn luyện nội bộ, số lượng sáng kiến được triển khai…

Chỉ số hoạt động (PIs)

Trước hết chỉ số hoạt động là các chỉ số phi tài chính (nếu là chỉ số tài chính nó lại thuộc về nhóm chỉ số kết quả) và phải đảm bảo có thể truy vết được nhóm, cá nhân nào tạo ra chỉ số đó. Chỉ số hoạt động tuy rất quan trọng nhưng lại không trực tiếp thể hiện kết quả kinh doanh, nó giúp các nhóm (phòng, ban) tự đánh giá hoạt động của mình so với chiến lược của công ty. PIs có thể gồm các chỉ tiêu như: số lượng giao hàng trễ; các cuộc họp, làm việc bị huỷ hay trễ hẹn; số cuộc hẹn của nhân viên kinh doanh dự kiến cho tuần tới…

Chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs)

Chỉ số hoạt động trọng yếu tập trung vào các khía cạnh quan trọng nhất trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp để duy trì và phát triển trong hiện tại và tương lai.

Bảy đặc tính của KPIs

(1) Phi tài chính: Khi đưa các giá trị tài chính vào chỉ số, ta đã tự động chuyển từ chỉ số hoạt động sang chỉ số kết quả. Chỉ số hoạt động có thể chỉ là số các cuộc hẹn và gặp gỡ khách hàng, nơi sẽ đem lại lợi nhuận và doanh thu (chỉ số kết quả) cho doanh nghiệp.

(2) Đúng thời điểm: KPIs cần được đo lường liên tục 24/7, hàng ngày, hoặc đôi khi hàng tuần. Kết quả tháng, quý, năm không thể là các KPI, không thể đo lường hoạt động theo tháng hoặc dài hơn để có thể điều chỉnh hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả đó quá trễ và cũng chỉ còn tác dụng để biết “con ngựa đã bỏ chạy hay chưa”.

(3) Là mục tiêu tập trung của các CEO: Việc quản trị các KPIs liên tục, kịp thời đưa ra quyết sách là nhiệm vụ của các CEO. Đây là hệ thống tín hiệu quan trọng cho CEO trong quá trình “lái” doanh nghiệp.

(4) Đơn giản: KPI cần đưa ra ngay được thông điệp việc gì cần giải quyết, ví dụ giao hàng có khả năng trễ. Đồng thời nó phải đơn giản, truyền đi thông tin tới tất cả các đối tượng liên quan đến KPI trong thời gian ngắn nhất (theo giờ, ngày, tối đa là theo tuần).

(5) Dựa trên hoạt động của 1 nhóm: KPI chỉ hiệu quả khi nó được gắn vào hoạt động của 1 nhóm, nhấn mạnh là không phải của nhiều nhóm phối hợp. Hiểu một cách đơn giản, CEO có thể biết và gọi ngay người liên quan đến KPI đó để giải trình và đề ra kế hoạch khắc phục nếu có vấn đề xảy ra. Chính vì thế những chỉ tiêu như tỷ suất lợi nhuận trên vốn không thể là KPI vì nó liên quan đến cấp quản lý nhiều hơn, đồng thời để có tỷ suất lợi nhuận trên vốn là sự tổng hợp hoạt động của tất cả các bộ phận trong doanh nghiệp mà CEO không thể gọi riêng một ai đó để thúc đẩy cải thiện tỷ suất này.

(6) Ảnh hưởng trọng yếu: KPI được thiết kế liên quan trực tiếp đến các năng lực cạnh tranh cốt lõi mà chiến lược của công ty đặt ra. Nó chính là thể hiện sự cam kết của toàn doanh nghiệp với các tuyên bố chiến lược này, thông qua việc kiểm soát, điều chỉnh ngay khi có các thông số sai lệch so với cam kết chiến lược.

(7) Giới hạn các mảng tối: Trước khi chính thức xác định là KPI cần có đo lường thử nghiệm để xác định các mục tiêu khả thi, các KPI có tác dụng khích lệ tinh thần mong muốn vươn lên đạt KPI. Tránh tình trạng KPI thiếu khả thi, tạo tâm lý chán nản, buông xuôi trong công ty.

Phân biệt giữa chỉ số định hướng (lead indicator) và chỉ số sau hoàn thành (lag indicator)

Các chỉ số hoạt động khi hoàn thành trở thành các chỉ số kết quả, hay chỉ số hoạt động của quá khứ chỉ còn giá trị trong so sánh với các chỉ số hoạt động hiện tại và mục tiêu tương lai trong xác định xu thế của hoạt động ở doanh nghiệp. Có thể tóm lược 1 cách đơn giản là các chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs) là của quá khứ (tháng trước, quý trước, năm trước) trong khi các chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs) lại tập trung vào hiện tại, tuần trước và tuần sau. Với các chỉ số hoạt động (PIs) và chỉ số kết quả (RIs) theo dõi cả trong quá khứ và tương lai, tuy vậy phải có tối thiểu 20% các chỉ số này hướng tới các mục tiêu của tương lai.

Ông Lê Tiến Trường – TGĐ Sicbo Tài Xỉu Sảnh Rồng

Gợi ý về tỷ lệ các chỉ số hoạt động trọng yếu (KPIs), chỉ số kết quả trọng yếu (KRIs), chỉ số hoạt động (PIs), chỉ số kết quả (RIs):

Nghiên cứu trên 500 công ty có áp dụng các hệ thống KPIs, KRIs, PIs, RIs cho thấy một tỷ lệ hợp lý đủ để đánh giá tình hình doanh nghiệp, đồng thời cũng đủ chi tiết để xác định hiệu năng hoạt động của từng khu vực trong doanh nghiệp là 10/80/10 trong đó có 10 KPIs, 10 KRIs, 80 là các PIs và RIs.

Xây dựng bộ chỉ số quản lý trong doanh nghiệp là nhiệm vụ quan trọng giúp cho cấp điều hành nắm rõ tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh, việc xây dựng, cải tiến bộ chỉ số quản lý là nhiệm vụ thường xuyên, liên tục của cấp điều hành doanh nghiệp. Nếu các chỉ số kết quả chủ yếu phục vụ quản lý cấp cao sau mỗi khoảng thời gian sản xuất kinh doanh và có xu thế tương đối ổn định thì bộ chỉ số hoạt động lại gắn liền với từng nhóm thực hiện một phần nhiệm vụ trong doanh nghiệp. Bộ chỉ số hoạt động có các mục tiêu thay đổi nhanh, theo xu thế cải tiến liên tục, đồng thời nội dung chỉ số hoạt động trọng yếu cũng có sự thay đổi theo các yêu cầu cạnh tranh mới, hoặc các khía cạnh mới cần quan tâm đặc biệt của cấp điều hành./.

Ông Lê Tiến Trường – TGĐ Vinatex (Theo VTGF)

Đón đọc Tạp chí Dệt May & Thời trang Việt Nam số tháng 07/2019 tại đây!