Ngày nay, phương pháp quản lý truyền thống đã nhường chỗ cho phương thức quản lý hiện đại. Phương pháp tiếp cận hệ thống được sử dụng để giải quyết các vấn đề của tổ chức, chiến lược cần thiết để quản lý toàn bộ tổ chức là “hệ thống thông tin”. Các điểm mấu chốt về quản lý hợp lý các tổ chức và đạt được lợi thế cạnh tranh là thông tin và sử dụng thông tin. Một giải pháp doanh nghiệp trên nền tảng phần mềm là cần thiết để đảm bảo tính toàn vẹn của tổ chức và sự tích hợp giữa các yếu tố. Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) được phát triển từ những năm những năm 1960 để đáp ứng những yêu cầu đó, tuy nhiên những nhược điểm của ERP đã khiến cho các doanh nghiệp phải tìm các giải pháp khác phù hợp hơn với điều kiện thực tế của mình. Hệ thống tích hợp ứng dụng doanh nghiệp (EAI) ra đời như một giải pháp thay thế.

Tư duy hệ thống và cách tiếp cận

Lý thuyết hệ thống và tư duy hệ thống đã trở thành nền tảng trong khoa học tự nhiên, khoa học xã hội và các ngành kỹ thuật, nửa sau của thế kỷ XX chứng kiến sự mở ra thời đại của khoa học hệ thống. Trong suốt 60 năm qua, máy tính và mạng ngày càng được ứng dụng nhiều hơn vào các hoạt động kinh doanh, và trong các lĩnh vực công nghiệp khác nhau. Xu hướng này đã được thúc đẩy bởi những đổi mới liên tục trong công nghệ thông tin.

Hệ thống bao gồm nhiều hệ thống con có những đặc điểm riêng và nó là một tổng thể trong đó các hệ thống con này tác động lẫn nhau. “Phương pháp tiếp cận hệ thống phân tích những phần này tạo nên tổng thể và mối quan hệ của chúng với nhau” các bộ phận cấu thành ảnh hưởng đến tổng thể chẳng hạn như ảnh hưởng lẫn nhau. Khi một khiếm khuyết xảy ra trong bất kỳ hệ thống con nào, nó sẽ được phản ánh cho toàn bộ. Vì vậy, hiểu được một tình huống trong hệ thống, ta có thể kiểm tra các hệ thống con và mối quan hệ của chúng với nhau. Tất cả các hệ thống con được yêu cầu phải hoạt động cùng nhau trên cơ sở các mục tiêu phụ để các tổ chức có thể đạt được mục tiêu của mình

Để đạt được và duy trì vị thế cạnh tranh, một công ty cần có hệ thống cung cấp thông tin kịp thời, đáng tin cậy. Hệ thống quản lý thông tin phải đủ linh hoạt để thực hiện các ước tính định kỳ và trước những tác động thay đổi thị trường của thị trường và dòng sản phẩm.

Phương pháp tiếp cận hệ thống được thực hiện bằng cách “hiểu hệ thống như một tập hợp các quá trình” làm nguyên tắc, “phân tích hành vi của hệ thống và xác định các chính sách phù hợp” làm mục đích, “thiết kế hệ thống” như một phương pháp để thiết kế hợp lý và quản lý các quy trình kinh doanh để tổ chức có thể đạt được mục tiêu nói chung

Do đó, quá trình có thể được mô tả như một số giai đoạn được kết nối với nhau từ đầu đến cuối để đạt được một mục đích cụ thể, chẳng hạn như được mô tả là chuỗi các hoạt động và hoạt động chuyển đến một kết quả cụ thể hoặc thay đổi dần dần đi đến một kết quả cụ thể. Quá trình, là một tập hợp các hoạt động kinh doanh và một nhóm các hoạt động, được yêu cầu để sản xuất hàng hóa và dịch vụ nhất định trong doanh nghiệp. Điểm mấu chốt nhất của cấu trúc như vậy là đảm bảo sự “tích hợp” của toàn bộ tổ chức trên cơ sở các quy trình.

Với phương pháp tiếp cận hệ thống như vậy, ERP (Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp) và sau đó là EAI (tích hợp ứng dụng doanh nghiệp) ra đời giúp “hệ thống thông tin” trong các doanh nghiệp được toàn vẹn, xuyên suốt và không bị gián đoạn.

ERP và khả năng tương thích

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) là một hệ thống duy nhất bao gồm phần mềm tích hợp tất cả các chức năng, quy trình của một doanh nghiệp và đưa ra cái nhìn toàn cảnh của doanh nghiệp đó, sử dụng một cơ sở dữ liệu duy nhất. Hệ thống ERP là kết quả của quá trình hoạch định nguồn lực doanh nghiệp theo hướng tự động hóa các quy trình cốt lõi của doanh nghiệp như: tài chính, nguồn nhân lực, mua bán, sản xuất và vận tải… ERP cũng giúp giải quyết vấn đề phân mảnh thông tin trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, khi triển khai tại các doanh nghiệp ERP dần bộc lộ nhược điểm. Thực tế, tất cả các doanh nghiệp đều muốn giải pháp phần mềm tốt nhất. Mặc dù họ được phép để 01 nhà thầu cung cấp toàn bộ các giải pháp phần mềm nhưng các doanh nghiệp vẫn muốn mỗi chức năng kinh doanh của mình phải được phục vụ bằng phần mềm tốt nhất tương ứng với lý do chuyên môn hóa thì bao giờ cũng tốt hơn và tránh việc đầu tư tất cả cho 01 nhà cung cấp. Hơn nữa, có khả năng chỉ có rất ít những nhà cung cấp có thể đáp ứng yêu cầu một cách chuyên môn hóa của doanh nghiệp đối với một giải pháp phần mềm. Mặc dù các giải pháp phần mềm có thể cùng chạy trên các hệ điều hành khác nhau nhưng có thể cơ sở dữ liệu, ngôn ngữ lập trình hay khung pháp lý của những giải pháp sẽ rất khác nhau. Từ đó dẫn đến một vấn đề đó là tương thích giữa các phần mềm sẽ gặp khó khăn và bảo trì toàn bộ hệ thống phần mềm cũng sẽ là một thách thức lớn. Từ đó, một giải pháp được đưa ra là EAI (Tích hợp ứng dụng doanh nghiệp).

Tích hợp ứng dụng với EAI

Việc tích hợp tất cả các ứng dụng luôn là một trở ngại lớn. Trong quá khứ, các giải pháp phần mềm thuộc quyết định của các phòng Ban, vì vậy mỗi phòng Ban khác nhau sẽ sử dụng phần mềm, ứng dụng chuyên hóa theo nhu cầu tương ứng của họ; sử dụng nhà cung cấp khác nhau, công nghệ, giao diện khác nhau và tính tương thích giữa các phần mềm với nhau tương đối thấp. Điều này khiến doanh nghiệp  trở thành tập hợp của rất nhiều những hệ thống độc lập. Chưa kể đến các doanh nghiệp sáp nhập thì hệ thống mới không tương thích sẽ tiếp tục được đưa thêm vào cấu trúc phần mềm có sẵn. Chỉ có một số ít doanh nghiệp có thể thực hiện tích hợp ứng dụng và hầu hết đó đều là những doanh nghiệp tự phát triển ứng dụng của riêng họ.

Chính vì lẽ đó, việc hợp nhất toàn bộ hệ thống vẫn là vấn đề chưa có lời giải. EAI được tạo ra để giải quyết vấn đề này. EAI là một “phần mềm trung gian” phức tạp cho phép kết nối rất nhiều các ứng dụng với nhau, gia tăng tính linh hoạt của hệ thống thông tin doanh nghiệp, kéo dài vòng đời các ứng dụng và quan trọng nhất là cho phép chia sẻ thông tin giữa các ứng dụng với nhau; từ đó tạo ra ảnh hưởng tích cực đến hiệu suất làm việc của doanh nghiệp và cuối cùng là tạo ra giá trị doanh nghiệp. EAI có thể coi là một chất keo kết nối các ứng dụng với nhau, bất kể nó là giải pháp phần mềm được mua hay tự phát triển để tạo thành một khối thống nhất, giúp các dữ liệu, quy trình của doanh nghiệp có thể giao tiếp với nhau dễ dàng.

Để làm được điều này, mỗi doanh nghiệp sẽ cần đến một kiến trúc sư doanh nghiệp người có nhiệm vụ đảm bảo tính tương thích cao giữa các giải pháp phần mềm với nhau dẫn đến việc trao đổi thông tin giữa các phòng ban trở nên dễ dàng.

Một doanh nghiệp xác định theo EAI cần làm ít nhất 3 việc sau: xây dựng và phát triển giải pháp phần mềm trên nền tảng ứng dụng có sẵn, đảm bảo tính nguyên vẹn; tránh việc gây rối loạn hoặc làm mất dữ liệu có sẵn và thông tin khách hàng, cùng lúc đó tiếp tục hoạt động và mở rộng lĩnh vực kinh doanh mà không bị cản trở bởi hệ thống các phần mềm độc quyền.

Sự khác biệt giữa ERP và EAI

ERP là một hệ thống kết nối các chức năng khác nhau của tổ chức. Trong khi đó, EAI kết nối các ứng dụng do hệ thống điều hành và tạo ra một đường dẫn liên lạc để chúng chia sẻ thông tin.

Hơn nữa, hệ thống ERP có trách nhiệm tạo ra thông tin. Doanh số, hóa đơn, hàng tồn kho… thông tin chi tiết được cung cấp bởi hệ thống, các thông tin này sau đó được sử dụng bởi các ứng dụng khác nhau, để giúp doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh.

EAI về cơ bản là một tích hợp chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu được tạo ra. Nó sử dụng dữ liệu này theo những cách khác nhau. Có thể chuyển dữ liệu và thông tin qua nhiều kênh thông qua EAI.

Như vậy ERP được sử dụng để điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Trong khi EAI giúp các bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp liên lạc với nhau một cách hiệu quả.

Theo một nghiên cứu từ năm 2009 khi triển khai ERP và EAI cũng có những khác biệt đáng kể trên các khía cạnh khác nhau. Cụ thể theo bảng sau:

Như bảng trên có thể thấy việc triển khai EAI không đòi hỏi nhiều chi phí, thời gian cũng như mức độ phức tạp khi triển khai như ERP tuy nhiên giá trị mang lại của EAI và ERP cũng khác nhau. Vì vậy, việc lựa chọn triển khai ERP hay EAI phụ thuộc rất nhiều vào thực trạng các ứng dụng đang có và chiến lược của từng doanh nghiệp trong nhiều năm tiếp theo.

Bài: Ban Công nghệ thông tin và Chuyển đổi số