Lộ trình chuyển đổi số của Vinatex

4 trụ cột cho chương trình chuyển đổi số

Với mục tiêu chiến lược xuyên suốt trở thành một điểm đến (one stop), Sicbo Tài Xỉu Sảnh Rồng (Vinatex) xác định 4 trụ cột trọng tâm cho chương trình chuyển đổi số của Tập đoàn giúp đạt được mục tiêu chiến lược đã đề ra.

4 trụ cột trọng tâm bao gồm:

• Thị trường, khách hàng
• Quản trị năng lực sản xuất, đầu tư phát triển
• Tài chính kế toán
• Quản lý nguồn nhân lực

Nguyên tắc triển khai chuyển đổi số

• Lựa chọn kế hoạch theo thứ tự ưu tiên trên cơ sở các hạng mục được nhiều đơn vị quan tâm nhất;
• Phân chia thành 2 nhóm công việc gồm:
  • Back office: tài chính, kế toán, nhân lực, quản trị văn phòng, quản trị kho, quản trị bảo trì, quản trị cổ đông, truyền thông;
  • Front : kinh doanh, khách hàng, quản trị sản xuất;
• Thống nhất 1 hệ thống quản trị xây dựng mới và môi trường hoạt động chung của các đơn vị chi phối, đơn vị 100% vốn và chi nhánh
• Mỗi năm phải có ít nhất 1 sản phẩm số được ứng dụng. Nguyên tắc cải tiến liên tục;
• Chấp nhận thay đổi tổ chức và quy trình xử lý công việc để có thể số hoá;
• Kế thừa – cải tiến liên tục;
• Phần mềm tổng quát, ưu tiên sử dụng phần mềm tiêu chuẩn trên thị trường, thiết kế nghiệp vụ phù hợp với hệ thống của các đơn vị.

Kế hoạch chuyển đổi số

• Hệ thống phần mềm tài chính, kế toán, công nợ, tồn kho;
• Hê thống phần mềm Quản trị nhân sự, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo, đánh giá nhân sự;
• Quản trị hoạt động văn phòng E Office (văn thư, công văn, phòng họp, điều xe, quản trị công việc, quy trình hóa, chữ ký số);
• Quản trị đầu tư và Quản trị dự án;
• Tiếp tục mở rộng các chức năng của phần mềm Quản lý sợi, áp dụng tổng thể các đơn vị;
• Cải tiến, nâng cấp phần mềm sợi giai đoạn 1 (cải tiến nhập liệu, bổ sung các trường dữ liệu tiêu chuẩn để phục vụ phân tích quản trị hoạt động, bổ sung các chức năng quản lý, bổ sung các màn hình phân tích đầu ra);
• Triển khai App trên điện thoại thông minh;
• Hình thành hệ thống dữ liệu Tập đoàn.

Bước chuyển từ chuyển đổi số và lộ trình tiếp theo

Phần mềm quản trị sợi

• Bắt đầu triển khai tại đơn vị đầu tiên là Hanosimex năm 2020. Hiện nay đã hoàn thành việc triển khai phần mềm quản trị sợi giai đoạn 1 tại 6 đơn vị: Hanosimex, Dệt Nam Định; Dệt 8-3; Phú Hưng; Dệt May Huế và Chi nhánh NM Sợi Vinatex Nam Định.
• Phần mềm quản trị sản xuất sợi giúp các đơn vị cập nhật tình hình sản xuất nhanh chóng, chính xác, đưa ra các báo cáo quản trị, trích xuất trên hệ thống, góp phần nâng cao năng lực quản trị sản xuất cho các đơn vị.
• Trong 6 tháng đầu năm 2023, đã hoàn thiện cải tiến nhập liệu, bổ sung các trường nhập liệu tiêu chuẩn, xây dựng xong các mô tả cho các chức năng quản lý bổ sung. Đã triển khai mô đun kiểm kê bán chế phẩm – Quyết toán nguyên liệu tại TCT CP Dệt May Nam Định. Xây dựng xong các mô tả và thiết kế nghiệp vụ: quản lý tài sản-bảo dưỡng thiết bị, quản lý kho phụ tùng.

Dự kiến 6 tháng cuối năm 2023, Vinatex tiếp tục triển khai mô đun quản lý tài sản; Triển khai App. Trong các giai đoạn tiếp theo, xác định và lựa chọn (1) giải pháp quản trị ngành Sợi, (2) giải pháp lựa chọn thiết bị sản xuất sợi để đảm bảo mục tiêu tự động hóa, giảm sự phụ thuộc vào lao động nghề và sử dụng nhiều lao động.

Lựa chọn giải pháp Quản lý nguồn nhân lực

Vinatex xác định quá trình chuyển đổi số cần song hành với quá trình chuyển đổi mô hình quản lý và phát triển nguồn nhân lực để mang lại hiệu quả cao nhất theo 4 khía cạnh: Tổ chức nguồn lực; Đào tạo và phát triển nhân lực; Quản lý làm việc và chế độ đãi ngộ; Mô hình vận hành và cung cấp các dịch vụ quản trị nguồn nhân lực.

Để thực hiện được việc chuyển đổi này, Vinatex đã thực hiện khảo sát đánh giá thực trạng của mình để tìm kiếm được mô hình phù hợp với đặc thù của Vinatex từ đó xác định được giải pháp phần mềm phù hợp. Theo đó, hiện nay đã hoàn thiện xong giai đoạn khảo sát các đơn vị trong hệ thống (văn phòng Tập đoàn và 6 đơn vị thành viên). Đã tiếp cận các giải pháp và lựa chọn giải pháp phù hợp và hoàn thiện khâu thiết kế nghiệp vụ, và phạm vi công việc.

Vinatex dự định triển khai đồng thời 3 đơn vị: Văn phòng Tập đoàn; Chi nhánh Tập đoàn tại Nam Định; Công ty TNHH MTV Dệt kim Đông Xuân. Sang các năm tiếp theo, dự kiến tiếp tục triển khai đến các công ty khác trong hệ thống Vinatex.

Mục tiêu năm 2023, hình thành hệ thống phần mềm quản trị nhân sự và triển khai xây dựng đưa vào sử dụng một số chức năng quản trị nhân sự ; Thống nhất các chức năng và phân hệ chính của hệ thống Vinatex HRM với nhà cung cấp phần mềm trước ngày 31/7; Triển khai và đưa vào sử dụng 02 chức năng: Hệ thống thông tin về tổ chức và quản lý thông tin nhân viên trước 31/12; Bước đầu hình thành các chức năng, quy trình nhân sự, phân hệ tiền lương, chế độ chính sách, hoàn thành đưa vào sử dụng từ quý 2 năm 2024.

Lựa chọn giải pháp tài chính kế toán (TCKT)

Mục tiêu nâng cấp hệ thống TCKT và chuẩn hóa, tổng hợp các Báo cáo tài chính, quản trị tại Công ty mẹ Tập đoàn và các đơn vị thành viên. Vinatex đã thực hiện 4 bước sau để lựa chọn ra giải pháp phù hợp:

Khảo sát tại 6 đơn để xác định hiện trạng và nhu cầu;

Xây dựng, chuẩn hóa hệ thống tài chính kế toán tại VP Công mẹ và các đơn vị thành viên;

Tiếp cận hơn các nhà cung cấp giải pháp trong và ngoài nước ( SAP, Oracle, Dynamic, Bravo, Fast);

Lựa chọn giải pháp phù hợp.

Hướng đi của Vinatex

          DÀI HẠN

• Tích hợp và hợp nhất các hoạt động để đảm bảo một nguồn dữ liệu tin cậy duy nhất.
• Có khả năng mở rộng để phục vụ cho việc phát triển các mô hình kinh doanh trong tương lai.
• Hệ thống ổn định và dễ tích hợp với các giải pháp bên ngoài.
• Hệ thống dễ sử dụng, thân thiện với người dùng, có khả năng khai thác dữ liệu động, xây dựng báo cáo theo yêu cầu đa dạng của VINATEX

NGẮN HẠN

• Các đơn vị có hệ thống báo cáo quản trị chính xác và kịp thời

Tiến độ thực hiện

GIAI ĐOẠN 01 – THỰC HIỆN NĂM 2023, 2024

Triển khai tại Công ty mẹ Tập đoàn và các đơn vị có hệ thống quản trị và phần mềm kế toán cũ, sử dụng trên 15 năm bao gồm: Dệt May Nam Định, Dệt May Hà Nội, Dệt 8-3, Dệt kim Đông xuân, Dệt kim Đông Phương.

Trên cơ sở mô hình quản trị đã được thiết lập lại, thực hiện chuyển đổi phần mềm kế toán theo mô hình mới.

Đơn vị thực hiện: Lựa chọn phần mềm đáp ứng được các yêu cầu về kế toán, về quản trị của Tập đoàn; phù hợp về chi phí; phù hợp với người sử dụng là đội ngũ nhân sự hiện có của các đơn vị và thuận lợi trong việc tích hợp dữ liệu từ các đơn vị đang sử dụng.

GIAI ĐOẠN 02 – THỰC HIỆN TỪ NĂM 2025

Triển khai trên các công ty con còn lại và hợp nhất báo cáo của Tập đoàn. Tại thời điểm triển khai sẽ thực hiện đánh giá phần mềm kế toán tại từng đơn vị để quyết định phương án phù hợp. Tập đoàn cử cán bộ tham gia đồng hành triển khai cùng các đơn vị.

HỆ THỐNG E OFFICE: Là một phần mềm tích hợp đầy đủ các ứng dụng phục vụ nhu cầu quản lý công việc, điều hành nội bộ, trao đổi thông tin, khởi tạo và quản lý văn bản tài liệu, công văn, báo cáo… nhằm mục đích thay thế và hiện đại hóa các phương thức làm việc truyền thống.

Vinatex triển khai giải pháp văn phòng điện từ của Base, ứng dụng đã góp phần thay đổi phương thức làm việc dựa trên môi trường số. Việc triển khai Base giúp cho việc quản lý, phân bổ công việc rõ ràng mình bạch theo 5 khía cạnh:

Số hóa quản lý công việc: Công việc thường xuyên và công việc vụ việc

Tạo môi trường làm việc không giới hạn về không gian và thời gian: Môi trường làm việc linh hoạt và tăng cường khả năng làm việc cộng tác

Tối ưu hóa thời gian xử lý công việc

Chia sẻ tài nguyên chung của tổ chức bằng hệ thống lưu trữ dữ liệu tập trung và có liên kết

An toàn dữ liệu chung

Hiện nay nhóm tiên phong Young Talent của Văn phòng Tập đoàn đang tiến hành nghiên cứu các giải pháp sử dụng các công cụ MS 365 xây dựng các tính năng công việc tương tự phần mềm Base và các giải pháp công việc linh hoạt và áp dụng chữ ký số, dự kiến hết năm 2023 sẽ có sản phẩm để áp dụng.

Thói quen và kinh nghiệm là tài sản vô hình của doanh nghiệp, tuy nhiên nó cũng chính là rào cản cho sự đổi mới sáng tạo. Chuyển đổi số bắt đầu từ việc thay đổi cách làm việc hiện tại, cần gọn nhẹ đơn giản để đạt được mục tiêu công việc và tiến hành số hóa để tăng tốc độ. Hãy xác định mục tiêu của bộ phận, đặt trong mối quan hệ với các doanh nghiệp thành viên, giải quyết các vấn đề pain point (điểm yếu) của doanh nghiệp. Chuyển đổi số cần được nuôi dưỡng trong môi trường sáng tạo, cần cách làm khác biệt nên hãy bắt đầu từ niềm tin trong sự ủy quyền.

Bài: Bùi Thành Hưng